Ну как бы надо от чего то отталкиваться. Т.е.:
1. Надо посмотреть дату последней записи.
2. Сравнить год последней записи и текущий год.
3. Если текущий год больше то присвоить записи номер 1.

Как-то так ..... Вопрос еще в том что стоит ли делать этот запрос при последующих внесениях новых заявок? На мой взгляд он будет мешать.
Либо, как вариант, после действия 3 выкидывать месагу что это первая запись в году и она осуществляется только с одобрения админа.
Но тут тоже вопрос - да, на форме можно реализовать чекбокс "Админ" и таким образом пустить ход выполнения на другой путь.
Примерно так:
code_34851.txt

вопрос в том что я не уверен в правильности этой схемы.