Данные в файле/БД шифруются с помощью пароля, который пользователь вводит для доступа к программе. Очевидно, при таком подходе, к данным будет иметь только тот пользователь, который их вносил. Если требуется, чтобы с одними данными работали несколько пользователей - этот подход не применим (хотя, может можно как-то извернуться и шифровать данные общим паролем, но общий пароль для каждого пользователя зашифрован личным паролем пользователя). Есть компоненты шифрования - пробуй.